E-posta internetin hayatımızın ayrılmaz parçası olmasıyla birlikte, yeni bir kısım olanaklara kavuştuk. Bunlardan birisi de elektronik postalardır (e-posta). Özel yazışmalarımız yanında, mesleki iletişim için de kullandığımız e postalar, hayatımızı kolaylaştırdığı kadar, sorunlara da sebebiyet vermektedir. Özellikle en zor iletişim şekli olduğunu düşündüğüm yazılı iletişim temeline dayalı e-postalar, çok çeşitli şekillerde iletişim kazaları veya kırgınlıklara sebep olabilmektedir. Ayrıca e-postalar, gerek göndereni, gerekse gönderenin çalıştığı işyerini temsil ettiği için de önem taşımaktadır. Yüzünü dahi görmediğimiz pek çok kişi hakkında, elektronik postalarındaki tutum veya davranışları aracılığı ile bir fikir sahibi oluyoruz. Sadece bu husus dahi, e-postaların hazırlanmasının önemini açıkça ortaya koymaktadır. E-postaların öneminden hareketle oluşturduğum çeşitli önerilerimi paylaştığım bu yazımda, “mesleki amaçlar” için e-posta kullanımında nelere dikkat edilmesi gerektiğine ilişkin hususlara da değineceğim. Yazıda soru/cevap formatını tercih ettim. Böylece, okunma kolaylığı sağlayabilmeyi umuyorum.
E-posta adresim nasıl olmalı?
İsmimiz, bizi diğer insanlardan ayıran temel araçtır. E-posta adresimizin de bu düşünceden hareketle, sadece ad ve soyadımızı içerecek şekilde olması en uygunudur. Kanımca bu adrese mesleki unvan ilave edilmemelidir.
Mesleki amaçla kullanılacak e-posta adreslerini oluştururken, birkaç yaygın kullanım şekli olduğu, herkesin dikkatini çekmiştir (örneğin: ad.soyad@xyz.com.tr, adsoyad@xyz.com veya adın ilk harfi ile soyadının bir arada kullanıldığı türden e-posta adreslerine sıkça rastlanıyor). Hangi şekil tercih edilirse edilsin, dikkat edilmesini önerdiğim temel konu, adresin mümkün olduğunca az harf kullanılarak oluşturulmasıdır. Böylece, örneğin telefonla adres aktarmakta zorluk çıkmayacağı ve hata ihtimali azalacağı gibi, adresi yazanların işleri de kolaylaşacaktır. Diğer yandan, birden fazla kişinin çalıştığı her işyerinde görev yapanlara alınacak e-posta adreslerinin bir standardının olması tercih edilmelidir. Standardı belirlerken, e-postalarda kullanılacak ad ve soyadı kısaltmasının, komik veya arzu edilmeyen çağrışımlar yapma ihtimalini gözden kaçırmamak gerekir.
Ofisimizde kullandığımız (mesleki-kurumsal) e-posta adreslerimizi oluştururken, yukarıda bahsettiğim temel konulara dikkat ediyoruz. İstisnaen kurumsal e-posta adreslerimiz “eris.av.tr” uzantısı ile bittiği için, ben ve eşim, soyadımızın tekrarından kaçınıp, adreslerimizin sadece hakan ve selen olan “adlarımızdan” oluşmasını tercih ettik. Diğer e-posta adreslerimizi ad.soyadı@eris.av.tr şeklinde oluşturuyoruz (başlangıçta çeşitli kısaltmaları da denedik elbette; ancak takımımızın bazı üyelerinin ad ve soyadlarının yazımında potansiyel sorunlar olacağını fark edince, en uygunun bu olduğuna karar verdik).
E-posta adresimi nereden almalıyım?
Özel işlerimizdeki yazışmalarda kullanılacak e-posta adreslerinin, e-posta hizmeti sunan (Yahoo! veya Google/Gmail gibi) portallardan alınmasında herhangi bir sakınca olmadığını düşünüyorum. Ancak avukatlık hizmeti sunduğumuzu da düşünerek, mesleki yazışmalarda kullanmak için, Türkiye Barolar Birliği tarafından ve sadece avukatlara verilen “av.tr” uzantılı elektronik posta adresi almayı tercih ettik. Böylece, mesleki yazışmalarımı, kişisel yazışmalarımdan ayırmam kolaylaştı. E-posta adresimizi kurumsal bir görünüme kavuşturabilmek mümkün olabildi. Ayrıca, eris.av.tr adresi, aynı soyadını taşıyan diğer meslektaşlarımızdan bizi ayırabilecek şekilde ve sadece bize tahsis edilmiş oldu.
Bu durum detay gibi görünse de, özellikle kurumsal yapılarla iş yapan veya ileride yapmayı arzu eden meslektaşlarım açısından bu hususun önemli olduğunu düşünüyorum. Bahsettiğim tahsis için ödenecek yıllık bedellerin, sağladığı avantajlar yanında oldukça düşük bir maliyet olduğu kanısımdayım. İleride kullanmayı arzu ettiğinizde “soyadınız.av.tr” uzantısının başka bir meslektaş tarafından kullanılıyor olduğunu görmemek için, henüz tahsis edilmemişse, Türkiye Barolar Birliğine müracaat edip, uzantının kendinize tahsisini talep etmenizi öneriyorum. Kadın meslektaşlarım da evlilik nedeniyle soyadlarının değişebileceğini dert etmesinler; evlilik öncesi soyadlarını kullanmaları mümkün olabilmektedir.
E-postalarım için bir yazım programı (veya sistemi) kullanmalı mıyım?
E-posta hizmeti sunan portalların kendi yazışma ekranları oluyor. Dolayısıyla, salt internet bağlantısı ile rahatça yazışma yapılabiliyor. Ancak özellikle mesleki yazışmalarımın artması ile birlikte, bu işi, en yaygın kullanılan Outlook programı ile sürdürmeyi tercih ettim (yazıdaki adlandırmalarda da aynı programı esas aldım). Programı edinmenin belli bir maliyeti var elbette. Fakat özellikle takvim bağlantısı, hatırlatma notları eklenebilmesi, e-postaların yazımı ve saklanmasının pratikliği, günlük mesaj trafiğiyle baş etmeyi kolaylaştırması vs. gibi pek çok unsuru dikkate alınca, (belki de ucuz sayılmayabilecek) maliyetin göze alınması gerektiğini düşünüyorum.
E-postayı yazmaya başlarken, nelere dikkat etmeliyim?
Ne şekilde yapılıyor olursa olsun, her iletişimin bir amacı vardır. E-postayı yazmaya başlamadan önce, hangi amaç için yazılacağını belirlemek uygun olur. Avukatlık pratiğinde bu amaçlar çoğunlukla: bir konuyu aktarmak, görüş bildirmek, görüş veya talimat istemek, muhatabı/muhatapları harekete geçirmek, salt bir kısım hususları duyurmak vs. gibi noktalarla ilgilidir. Dolayısıyla, amacın belirlenmesi, e-posta yazımındaki sonucun alınmasının temel çıkış noktasıdır.
Eğer e-postaya eklenecek herhangi bir belge, resim vs. söz konusu ise, e-postayı yazmaya başlamadan önce bunu gözden geçirmek yararlı olacaktır. Günlük hayatın koşuşmacası içinde, ilgisiz veya hatalı eklerin gönderildiğine sıkça şahit oluyorum. Ekler konusundaki hatalar, sır saklama yükümlülüğündeki avukatın başını ağrıtabileceği gibi; başkasının bilgilerinin aktarıldığı muhatapta da güven sarsıntısı yaratabilir.
Ekler konusunda dikkat çekmek istediğim bir başka nokta ise, özellikle kelime işlemci programlarının sürekli model yeniliyor olmasından kaynaklanan sorunlara ilişkindir. Örneğin: bir kelime işlemci programın 2016 yılındaki sürümüne göre kayıt edilen bir belge, aynı programın 2005 versiyonunu kullanan başka birinin bilgisayarında açılmayabilmektedir. Bunun önüne geçmek için, özellikle metin belgelerin, mümkün olduğu kadar önceki versiyonlarda da açılacak şekilde oluşturulmasına özen göstermek yarar sağlayacaktır (örneğin: Ofisimizde Windows Office programı kullanıyoruz. Word veya Excel belgeleri oluştururken, kayıt türünü de sürekli olarak Word (veya Excel) 97-2003 olarak belirliyoruz. Böylece iletilen belgeler, her bilgisayarda sorunsuzca açılabiliyor. Özellikle sonradan kullanılmaya başlanan doc.x uzantılı belgeler, bugün dahi bazı bilgisayarlarda açılamıyor maalesef)
Bu konuda ayrıca, muhatapların belirlenmesinin önemine değinmek istiyorum. İkili yazışmalarda muhatabın adresinin belirlenmesinde çoğunlukla bir sorun olmuyor. Ancak aynı muhatabın, aynı çekirdek isimle oluşturulmuş birden fazla elektronik posta adresi olabiliyor. Bu adreslerden birini kullanmaktan vazgeçmiş ise, e-posta muhatabına ulaşamıyor. Böylece, e-posta yazmaktaki amaç gerçekleşmemiş oluyor.
Sıkça karşılaştığım sorunlardan birisi de, e-posta gönderilen programların, adresleri hafızaya alması ve bu adresleri ilk harflerden başlayarak listelemesi. Aynı isimde birden fazla kişinin karşımıza çıktığı bu listelerde, dalgınlıkla yanlış bir muhatabın tercih edilmesi, yukarıda bahsettiğim güven sorunlarına kadar varan durumlara sebebiyet veriyor. Örneğin: Ali TÜRKAN isimli bir müvekkilim olduğunu varsayalım -ki bu isimde bir müvekkilim yok- kullandığım Outlook programının “kime” kısmına “Ali” yazdığım anda, adres defterindeki tüm “Alileri” listelemeye başlıyor. Soyadına geçince liste biraz azalıyor ama aynı listede bir de Ali TÜRKKAN olduğunu varsaydığımızda, en ufak bir dikkatsizlik, adres karışıklığı yaratıveriyor (aman dikkat!). Bu sorunun önüne geçmenin bir yolu, önce e-postanın metnini tamamlamak, adresleri eklemeyi en sona bırakmak olabilir. Böylece, hem muhatapta hata yapılmamış, hem de tamamlanmamış bir e-posta kazayla gönderilmemiş olur.
Peki, aynı e-postayı birden çok kişiye göndereceksek nelere dikkat etmek uygun olur? Bu konu biraz daha dikkat istiyor. Özellikle aslında asıl muhatabın tek kişi olduğu ve fakat aynı konuda başkalarının da bilgi sahibi olmasını istediğimiz durumlarda, şu konulara da dikkat edilmesinin uygun olacağını düşünüyorum:
E-postanın konu kısmına neden özen göstermeliyim?
Şimdilerde biraz hafifledi, ama bir aralar günlük e-posta trafiğim yüzlerceydi. Geleni, gideni kontrol etmek, cevapsız bırakmamış olmak, iş atlamamak, işleri süresinde bitirmek vs. tam bir sorundu. Bu gibi durumlarda e-postaları kaçınılmaz olarak “gönderene” veya “konu kısmında ne yazdığına” bakarak, önceliklendiriyordum (bu konuda etraftan duyduğum uygulamalar da aynı doğrultudadır. Muhataplar e-postaları, çoğunlukla konu kısmına bakarak gruplandırmaktadır.). O zaman akla, bir e-postayı önceliklendiren şeyin “konu satırında ne yazıyor olduğu” geliyor. Dolayısıyla, e-postaların “konu” satırının boş bırakılmaması yanında, oraya ne yazılması gerektiği üzerinde düşünülmüş olması çok önem taşıyor.
Mesleki yazışmalarımda, istisnalar olmakla birlikte, “konu” satırını en fazla 6 kelimeyle sınırlamaya; posta içeriğini konu kısmında aktarmaya ve gönderdiğim e-postanın içeriğinde yer alan husus her ne ise, konu kısmında onun bir özetini yapmaya özen gösteriyorum. Örneğin bir “bilgi notu” gönderiyorsam, hangi “konuyla” ilgili olduğunu (örneğin: “Mavişehir İnşaat Sözleşme Taslağı Bilgi Notu” yazımında olduğu gibi); bir dilekçe taslağı gönderiyorsam “hangi davayla ilgili olduğunu” (örneğin: “Mavişehir Tapu İptal Davası Cevap Dilekçesi Taslağı” yazımında olduğu gibi) konu kısmında mutlaka vurguluyorum.
Özellikle sürmekte olan işlerle ilgili konu satırlarında, hep aynı “çekirdek” kelimelere yer vermeye dikkat ediyorum. Örneğin; bir davaya ilişkin yazışmalarda veya kayıtlarda, karşı tarafın unvanındaki herhangi bir kelimeyi, çekirdek kelime olarak benimsiyorum. O uyuşmazlıkla ilgili tüm yazışmalarda da bunu kullanıyorum. Müvekkillerim de o işi, artık o çekirdek kelime ile özdeşleştiriyorlar. İşim kolaylaşıyor, derdimi daha rahat anlatıyorum. Ayrıca, aynı uyuşmazlık veya konudaki elektronik yazışmaları, kolayca takip edebiliyor, gruplandırabiliyor ve arşivleyebiliyorum. Sonuç itibariyle hizmet sunucusu olan avukatın, ortaya çıkacak herhangi bir uyuşmazlıkta, elektronik kayıtların HMK gereğince “belge” niteliğinde olduğunu ve gereğinde delil olarak kullanması gerekebileceğini hiçbir zaman göz ardı etmemesinin, her şeyden önce kendi yararına olacağını düşünüyorum.
Konu kısmında küçük/BÜYÜK harf kullanımı da önemlidir. Alıştığımız yazım şekli, özel isimlerin ve cümlelerin ilk harflerinin BÜYÜK, kalan kısmının ise küçük harflerle yazılmasıdır. Bu yazım şekli, aynen tercih edilebilir. Konu kısmının SÜREKLİ BÜYÜK HARFLERLE YAZILMASI, HEM OKUMAYI ZORLAŞTIRIYOR, HEM DE YAZIM DİLİNDE BÜYÜK HARF KULLANIMI “BAĞIRMAK” OLARAK ALGILANIYOR. Bu kötü algılardan arınmak en uygunudur. İlla büyük harf kullanarak dikkat çekmek istiyorsak, olsa olsa her kelimenin ilk harfini büyük yazmak bir tercih olarak değerlendirilebilir (kaldı ki Outlook türü programlarda, e-postanın “önemi” ayrı renkli bayrak görseli eklenerek de vurgulanabiliyor. Dolayısı ile bağırmaya gerek yok).
Çok sık yazışmaların yapıldığı çeşitli kurumlarda, konu kısmı özel bir önem taşıyor. Eğer böyle bir kurumdaysanız, şüphesiz kendi yazışma kuralları vardır (hatta iki kişilik en küçük işyerinde dahi benzeri kurallar olmalıdır). İlgi çekici bir örneği, bir bankanın kurallarına görmüştüm. Kuralları gereği, yazışmaların konu kısımlarına, beklentiyi ifade eden “istek: (ki onlar aksiyon diyorlar)”, “onay:” veya “bilgi:” kelimelerinden birini (iki nokta üst üste işaretiyle) yazarak başlıyorlardı. Böylece e-postayı alan, postalarını konu kısmının devamına dahi bakmadan önceliklendirebiliyordu. Hızlı iletişim çağının ara çözümlerinden birisi olarak, oldukça yararlı bir uygulamaydı.
Bu hususta dikkat çekmek istediğim son husus, e-postanın “gövdesinde” yer alması gereken husus ne kadar kısa olursa olsun, e-postanın kendisinin “konu” kısmında oluşacak şekilde gönderilmemesine özen gösterilmesinin uygun olacağıdır. Örneğin: Ofisinize bir tebligat yapıldığını müvekkilinize duyurmak istiyorsanız, konu kısmını “Ofisimize ekli dilekçe tebliğ edildi” şeklinde yazmakla yetinip, gövde kısmını boş bırakmakla yetinmemek uygun olacaktır.
E-posta metnini/gövdesini hazırlarken nelere dikkat etmeliyim?
E-postalara başlarken, mutlaka muhatap selâmlanmalıdır. Bu, mektup veya posta kartı yazımındaki kuralların, elektronik ortama yansıması olarak değerlendirilmelidir. E-postalardaki selâmlamaların okunmadan geçildiği gibi bir düşünce ile hareket edilmemelidir. E-postanın da bir tür mektup veya daha uygun bir benzetme ile posta kartı fonksiyonu olduğu unutulmamalıdır. Ayrıca selâmlamanın, muhatap ile ilk iletişimin sağlıklı bir şekilde kurulmasını sağlayacağı akıldan hiç çıkarılmamalıdır.
Selâmlama, muhatap ile aramızdaki yakınlığa uygun ve bunu muhafaza edecek şekilde olmalıdır. Bu yakınlığın derecesi hitabımızdan anlaşılabilir olmalıdır. Hitabı, muhatabın adı ve soyadı veya hiç olmazsa soyadını içerecek şekilde yapmak tercih edilmelidir. Örneğin: “Sayın AKSOY”, “Osman Bey”, “Sevgili Hasan” veya “Ayşeciğim” şeklindeki hitaplardan, muhatap ile aramızdaki yakınlığın derecesi tahmin edilebilmektedir. İsimlerin büyük harflerle yazılmasından kaçınmak (soyadları büyük harfle yazılabilir elbette), selâmlamanın sonuna (!) ünlem işareti koymamak; muhatap şahsen tanınmıyorsa, Türk veya yabancı olup olmadığı fark etmeksizin salt ismine bakarak, kadın/erkek olduğu konusunda bir tahminde bulunmamak uygun olacaktır (örneğin: Ali Macgrove ünlü bir “Amerikan kadın” sinema oyuncusuydu. Muzaffer isminde bir kadın arkadaşım olduğu gibi, Deniz isminde erkek arkadaşlarım da var. Bu gibi durumlarda daha başlangıçta iletişim kazası yapmamak için, muhataba hitabın adı ve soyadıyla, örneğin; “Sayın Deniz TÜRK” şeklinde yapılması uygun olacaktır)
E-postanın birden fazla kişiye gönderilmesi ve bunların bir kısmı ile sadece işimiz sebebiyle yazışıyorsak, muhatap yakınımız olsa dahi hitabın, resmi şekilde olması uygun olur.
Selâmlamadan sonra, e-posta gövdesi, tıpkı diğer tüm kısa metinlerdeki gibi: giriş, gelişme ve sonuç kısımlarını içerecek şekilde tasarlanmalıdır, ancak bir farkla: selâmlama kısmından sonra, aslında alıştığımız klasik yazışma tekniğinde “sonuç” kısmında yer verilecek hususu, mümkün oldukça “giriş” kısmı oluşturan birkaç cümlenin içinde sunmalıyız Nitekim bu konuda araştırma yapanlar, e-postaların genelde ilk üç cümlesinin “tamamen” okunduğunu, kalan yazıların ise “seçerek” veya “atlanarak” okunduğuna işaret ediyorlar. Dolayısıyla, asıl mesajın, belki e-postanın giriş kısmı sayılabilecek olan ilk üç cümle içinde verilmeye çalışılmasının önemi tam da bu noktada kendini gösteriyor. Elektronik haberleşmenin hızından kaynaklanan bu durum, iletişimin kolaylığı açısından pratik sonuçlar doğuruyor. İş veya resmi amaçlarla düzenlenen e-postalarda duygu ifade eden görsellerin (emoji) veya msn dilinin kullanılmamasına özen gösterilmesi uygundur.
Şahsen, derin açıklamalar gerektirmeyen e-postalarımı çoğunlukla giriş (selamlama), gelişme (kısaca mesaj) ve sonuç (saygı ifadesi) şeklindeki toplam üç paragrafla tasarlıyorum. Pratik bulduğum bu uygulamayı sizlere de öneririm. E-postada değinilecek hususların gereği olarak metin uzun tutulacaksa, o takdirde, asıl mesaj ilk üç cümleden birinde aktarıldıktan sonra, bunun açıklamasını teşkil edecek olan metin mutlaka paragraflara ayrılmalıdır. Paragraflar arasında boşluk bırakılmalı ve paragraflar arasında mantıki bir akış sağlanmasına da dikkat edilmelidir. Ayrıca paragraflara numara vermek veya sembollerle ayırmak da “gözün” işini kolaylaştırıyor. Algı ve anlama süreci kısalıyor.
Diğer yandan, yazım esnasında, tüm metinde/gövdede, cümlelerin uzun tutulmamasına, kısa ve öz bir şekilde yazılmasına; ifadelerin net ve kolay anlaşılır olmasına gayret edilmesi, iletişimi kolaylaştıracaktır. Böylece muhatap, metni birkaç kez okumaktan kurtulacağı gibi, olası kafa karışıklıklarının önüne de geçilmiş olacaktır. Verilmeye çalışılan mesaj, yazı kalabalığında kayıp olmayacaktır. Bu tür bir iletişimin, muhatap üzerinde, sizinle ilgili olumlu bir etki bırakacağı ise tartışmasız olsa gerektir.
Son olarak, varsa bir beklentinin (örneğin: herhangi bir konuda bir görüş bildirilmesi, herhangi bir belgenin gönderilmesinin istenmesi veya en basitinden, konu hakkında bir cevap beklendiğinin iletilmesi vs.) bunun açıkça aktarılması da uygun olacaktır.
E-postayı nasıl sonlandırmalıyım?
E-postaya mektup veya bir posta kartının fonksiyonları yüklendiğine göre, sonlandırmanın da bir saygı, iyi dilek veya nezaket ifadesiyle olması uygun düşer. Bu ifade, pozitif bir etki bırakabileceği için, içeriğinde “negatif ” bir hususun bildirildiği e-postalarda dahi ihmal edilmemelidir. Zira gönderilen her e-posta, muhatap ile aradaki iletişimi yakından etkileyecektir. İçeriğinde negatif bir hususun bildirildiği e-postanın, duruma uygun şekilde formüle edilmiş bir iyi dilekle bitirilmesi, muhatap ile gönderen arasında olumsuz bir durum olmadığı mesajını da verecektir.
E-postayı sonlandıran iyi dileğin nasıl oluşturulacağı, muhatap ile aramızdaki yakınlık veya ilişkinin şekil veya derecesine göre değişir. İyi dilekler, yaygın kullanım itibariyle: çok samimi olduklarımıza “sevgilerimle”, daha az samimi olduklarımıza “sevgi ve saygılarımla”, resmi bir ilişkinin söz konusu olduğu kişilere ise “saygılarımla” şeklinde iletilebilir. Ben e-postalarımı genellikle (her seviyedeki muhatabıma kullanmanın uygun düştüğü ve daha samimi bir etki yaratacağı düşüncesiyle) “Esenlik dileklerimle” diyerek sonlandırmayı tercih ediyorum. Eğer muhatabım benim için çok özel bir kişi ise, o zaman, bu dileğime “Saygı ve” “Sevgi ve” türünden ilaveler yapıyorum. Diğer yandan, 140 karakterle veya msn dili olarak da anılan tarzda yazmanın yaygınlaştığı şu günlerde, kelimeleri kısaltarak kullananların sayısı giderek artıyor. Örneğin mesleki yazışmalarda dahi “Saygılarımla” yerine “Syg”, “Teşekkürler” yerine “Tşk” vs. yazıldığını görüyoruz. Oysa yazışmanın resmiyetini muhafaza edecek şekilde davranmak ve kelimelerin kısaltılmadan kullanılması daha uygundur.
Elektronik ortamda oluşturulduğu için, e-postalara bildiğimiz anlamda “imza” atmak mümkün olamıyor. Ancak neredeyse tüm program veya portallar, e-postalara “imza” eklemeyi mümkün hâle getirdi. Ad ve soyadı ile adres (bazen de logo) eklenebilen imzalar, metne mutlaka eklenmelidir. Mesleki amaçlarla kullanılan e-postalarda bu tür iletişim bilgilerinin olması, hem muhatabın “muhatap alındığı” ile ilgili algıyı pekiştiriyor, hem de iletişimin kesintisizliğinin sürmesine katkı sağlıyor. İmzanın oluşturulması sırasında, selamlama ifadelerine yer verilmemesi, bu ifadelerin ayrıca yazılması, muhataba verilen değerin bir ifadesi olarak kabul edilmelidir.
E-postayı göndermeden önce yapmam gerekenler nelerdir?
E-postalarla ilgili temel beklenti, mümkün olan en kısa sürede cevap alınmasıdır. (Dolayısıyla gün sonundaki hedeflerden birisi de, e-posta kutusunun temizlenmiş, cevapsız herhangi bir e-posta bırakılmamış olmasıdır. Ancak, bizi aşırı üzen, sinirlendiren veya kızdıran e-postalara, mümkünse biraz sakinleştikten sonra cevap verilmesi uygun olur. Bunun için gereken süre, kişiden kişiye değişir elbette.) Öyle ya, iş hayatı hızlı işlemelidir. Ancak hız, bazı durumlarda iletişim kazalarına da sebebiyet verebiliyor. İşte bunun önüne geçmek için yapılması gereken bazı işler vardır:
E-postanın tamamı, göndermeden önce mutlaka dikkatlice okunmalıdır. Bu okumadaki temel gaye, e-postanın, yazılma amacına uygunluğunun denetimidir. Başka bir ifadeyle, gönderilen e-postanın, amacına uygun olup olmadığı değerlendirilmelidir,
E-postanın, yazım ve noktalama kurallarına uygun şekilde kaleme alınmış olmasına özel önem verilmelidir,
E-posta muhatabının adresi (birden çoklarsa, hepsinin eksiksiz yer alıp almadığı) kontrol edilmelidir (hatta iletişim kazası olmaması için, adresler en son yazılmak en uygunudur),
Uygulamada çokça rastladığımız hataların önüne de geçilecek kontrol noktası, e-postanın eki varsa, bundan gövdede bahsedilip bahsedilmediği, ekin doğru (yani gönderilmek istenen) şey olup olmadığı, kolayca açılıp açılmadığıdır. Bu kontrol yapılmadan, e-posta gönderilmemelidir,
Eğer e-postaya bir cevap bekliyorsak, bu beklentinin metine eklendiğinden emin olunmalıdır,
E-postanın, herhangi bir şekil veya sebeple üçüncü bir kişinin eline geçmesi ihtimali dikkate alınmalı ve çok özel bilgi veya eklerin gönderilmesi gerekiyorsa, başka bir alternatifin olduğu durumlarda, bunların e-posta ile gönderilmemesi tercih edilmelidir,
Son ve önemli bir kontrol noktası, ekte herhangi bir virüs olup olmadığına bakmaktır.
E-postayı gönderdikten sonra işim bitmiş sayılır mı?
Sayılmaz. Özellikle mesleki amaçlarla kullandığımız e-postalarımıza, yıllar sonra bile ihtiyaç duyabiliyoruz. Örneğin; muhataplarımız konuyu hatırlayamıyor veya yanlış hatırlıyor olabilir. Bu gibi durumda, e-postalar cankurtaran işlevi görebiliyor. Ayrıca hiç akıldan çıkartılmaması gereken başka bir unsur ise, elektronik yazışmaların “belge” olarak delil değeri taşıyor olduğudur. Özellikle avukatlık pratiğinde, bu tür belgelere sıkça ihtiyaç duyuluyor. O nedenle, e-postaları özenli bir şekilde arşivlemek ve arşivlerin belli periyodlarla yedeklerini almak son derece önemlidir.
Şahsen arşivlemeyi şu şekilde yapıyorum:
Önerilerimin yararlı olmasını diliyorum… M. Hakan ERİŞ